Pengelolaan arsip dinamis inaktif elektronik melalui aplikasi SIKD (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis) dan hambatannya di Dinas Perpustakaan
Keywords:
Electronic archives, Inactive dynamic archives, SIKD, Arsip elektronik, Arsip dinamis inaktifAbstract
One of the electronic media in archive management is SIKD usage. This SIKD application focuses on managing inactive dynamic records more quickly and practically. This research aims to serve evaluation results in a scientific narrative description of the process of management activities, advantages and disadvantages, effectiveness of managing electronic inactive archives through SIKD and obstacles arise. This research uses a qualitative method with a descriptive evaluative approach. The data collection technique used is through observation, interviews and documentation studies as well as determining the sample using purposive sampling. While the data analysis techniques applied were data collection, data reduction, data presentation, and data verification also calculating the effectiveness of archive retrieval by the formula archives accuracy number. From the research, researcher found that archive management through applications contained in this institution was not completely electronic based so that there were still archive activities that had to collaborate in completing conventional archive management. These actions, eventually found that hampered the smooth work of archivists as well as the need for employee empowerment and accommodation of the institution work system to be adjusted and refined again for better archive management in the future.
Media elektronik dalam pengelolaan arsip salah satunya yaitu penggunaan aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD). Aplikasi ini berfokus untuk pengelolaan arsip dinamis inaktif yang cepat dan praktis. Penelitian ini bertujuan untuk medeskripsikan proses kegiatan pengelolaan, kelebihan dan kekurangan, efektivitas serta hambatan yang muncul. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif evaluatif deskriptif. Teknik pengumpulan data yang digunakan yakni melalui observasi, wawancara serta dokumentasi. Penentuan sampel menggunakan purposive sampling. Analisis data yang diterapkan yakni pengumpulan data, reduksi data, penyajian data, dan verifikasi data serta penghitungan efektivitas temu balik arsip dengan rumus angka kecermatan arsip. Dari proses penelitian bahwa pengelolaan arsip melalui aplikasi yang terdapat pada instansi ini belum seutuhnya berbasis elektronik sehingga masih terdapat kegiatan arsip yang harus berkolaborasi dalam menyelesaikan manajemen arsip secara konvensional. Tindakan tersebut, akhirnya juga ditemui hal yang menghambat sehingga berdampak pada kelancaran kerja arsiparis serta perlunya pemberdayaan pegawai dan pengakomodiran sistem kerja instansi untuk disesuaikan dan disempurnakan kembali agar lebih baik pengelolaan arsip kedepannya
References
Adawiyah, R., & Rahmah, E. (2018). Penerapan aplikasi arsip sistem informasi kearsipan dinamis (SIKD) dalam melakukan alih media arsip nagari di Pitalah Kecamatan Batipuh Kabupaten Tanah Datar. September, 132–142.
Amalia, R. F., & Wasisto, J. (2018). Analisis pengelolaan dan temu kembali arsip inaktif panwaslu di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga. Jurnal Ilmu Perpustakaan, 7(4), 251–260. https://ejournal3.undip.ac.id/index.php/jip/article/view/22968
Amsyah, Z. (2005). Manajemen kearsipan. Gramedia Pustaka Utama.
Arum, T. N., & Irhandayaningsih, A. (2019). Pengolahan arsip dinamis inaktif dalam upaya mendukung layanan informasi di Dinas Perpustakaan aan Arsip Kabupaten Batang. Jurnal Ilmu Perpustakaan, 8(2), 248. https://ejournal3.undip.ac.id/index.php/jip/article/view/26813
Asriel, A. S. (2018). Manajemen Kearsipan.
Damayanti, K. (2019). Efektifitas penggunaan sistem informasi kearsipan dinamis (SIKD) dalam pengelolaan arsip di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Palembang. S1 Ilmu Perpustakaan, 1–155. http://repository.radenfatah.ac.id/4808/
Gie, L. (2012). Administrasi perkantoran modern. Gramedia, Yokyakarta.
Gobel, M. (2013). Analisis efisiensi biaya operasional melalui pengelolaan tunjangan makan dan jaminan pemeliharaan kesehatan pada perusahaan jasa outsourcing. Jurnal EMBA: Jurnal Riset Ekonomi, Manajemen, Bisnis Dan Akuntansi, 1(4), 1868–1879. https://doi.org/10.35794/emba.v1i4.3395
Husnita, T. J., & Kesuma, M. el-K. (2020). Pengeloaan arsip sebagai sumber informasi bagi suatu oragnisasi melalui arsip manual dan arsip digital. Jurnal Ilmu Perpustakaan Dan Informasi Islam, 01(02), 27–41. https://doi.org/https://doi.org/10.24042/el%20pustaka.v1i2.8503
Iksaningtyas, S., & Rukiyah, R. (2018). Pemanfaatan sistem informasi kearsipan dinamis dalam mendukung pengelolaan arsip dinamis di Setda Provinsi Jawa Tengah. Jurnal Ilmu Perpustakaan, 7(3), 231–240. https://ejournal3.undip.ac.id/index.php/jip/article/view/22936
Laili, M. (2014). Pengelolaan arsip dinamis pada kantor perpustakaan umum dan arsip daerah kota Semarang. Economic Education Analysis Journal, 3(3), 551–557. https://journal.unnes.ac.id/sju/index.php/eeaj/article/view/4510
Listiyani, M., & Alamsyah, A. (2019). Analisis autentikasi dan pengelolaan arsip elektronik di dinas kearsipan dan perpustakaan Kabupaten Semarang. Jurnal Ilmu Perpustakaan, 8(3), 1–9. https://ejournal3.undip.ac.id/index.php/jip/article/view/26817
Meirinawati, & Prabawati. (2015). Manajemen kearsipan untuk mewujudkan tata kelola administrasi perkantoran yang efektif dan efisien. Administrasi Perkantoran, September, 177–187. https://jurnal.uns.ac.id/snpap/article/download/26562/18924
Muhidin, S. A., Hendri, W., & Santoso, B. (2018). Pengelolaan arsip digital. Pendidikan Bisnis & Manajemen, 2(3), 425–426. http://journal2.um.ac.id/index.php/jpbm/article/view/1708
Nyfantoro, F., Salim, T. A., & Mirmani, A. (2020). Perkembangan pengelolaan arsip elektronik di Indonesia: tinjauan pustaka sistematis. Diplomatika: Jurnal Kearsipan Terapan, 3(1), 1–15. https://doi.org/10.22146/diplomatika.48495
Prasetyo, A. A. (2021). Evaluasi penggunaan sistem informasi kearsipan dinamis (SIKD) sebagai sarana temu kembali arsip di Bappeda Provinsi Jawa Tengah. Jurnal of Computer Science and Engineering (JCSE), 2(1), 12–26.
Rachma, E. A. (2014). Penggunaan aplikasi e-surat SIKD (Sistem informasi kearsipan dinamis ) dalam pengelolaan arsip elektronik untuk mendukung e-government di badan arsip dan perpustakaan kota Surabaya. 1–16. https://jurnalmahasiswa.unesa.ac.id/index.php/jpap/article/view/12515
Read, J., & Ginn, M. L. (2015). Records management. Cengage learning.
Rifauddin, M. (2016). Pengelolaan arsip elektronik berbasis teknologi. Khizanah Al- Hikmah Jurnal Ilmu Perpustakaan, Informasi, Dan Kearsipan, 4(2), 168–178. http://103.55.216.56/index.php/khizanah-al-hikmah/article/view/1754
Sugiyono, P. (2015). Metode penelitian kombinasi (mixed methods) (Vol. 28). Alfabeta.
Tialia, S. W. Y. (2017). Efektivitas pengelolaan arsip dinamis di Balai Pelestarian Nilai Budaya Provinsi Sulawesi Selatan.
Tjiptasari, F. (2018). Persepsi kegunaan pengelolaan arsip digital menggunakan SIKD (sistem informasi kearsipan dinamis). Jurnal Kajian Informasi Dan Perpustakaan, 5(2), 111. https://doi.org/10.24198/jkip.v5i2.12645
Wijayanti, B. (2016). Deskripsi pemantauan kesehatan anak pada sistem PWS-KIA di Puskesmas Ranuyoso Lumajang. Jurnal Berkala Epidemiologi, Vol 4 No.2(July), 151–162. https://doi.org/10.20473/jbe.v4i2.2016.
Wirawanty, F. (2018). Tata kelola penyimpanan arsip dalam upaya meningkatkan efisiensi penemuan kembali arsip di kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Kabupaten Pamekasan. Jurnal Pendidikan Administrasi Perkantoran, I, 3–4.
Downloads
Published
Issue
Section
License
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0 International License.
